SAMARINDA – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kaltim memusnahkan arsip kurun waktu 2005 hingga 2011, dan menyerahkan arsip statis kurun 2008 hingga 2011 ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK).
“Pemusnahan arsip ini penting untuk mengelola arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, sehingga dapat menghemat ruang penyimpanan dan mempermudah pencarian arsip yang dibutuhkan,” kata Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dispora Kaltim Sri Wartini, Rabu (13/11/2024).
Dia menyebut pemusnahan arsip ini telah diajukan sejak dua tahun lalu, namun baru terlaksana tahun ini. Sri juga menambahkan penataan arsip yang baik merupakan bagian dari tertib administrasi dan meningkatkan efektivitas kerja. Dengan arsip yang tertata rapi, informasi yang dibutuhkan akan mudah ditemukan.
Sementara itu Plt Kepala DPK Kaltim Anita Natalia Krisnawati mengatakan kegiatan pemusnahan dan penyerahan arsip statis ini rutin dilakukan oleh pihaknya.
“Kami melakukan jemput bola ke perangkat daerah, karena jika mengharapkan semua perangkat daerah menyerahkan arsipnya sendiri, akan kesulitan,” ujarnya.
Anita juga menyampaikan bahwa Dispora Kaltim sangat mendukung kegiatan ini dan telah menata serta menyusun arsipnya dengan baik.
“Arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang telah habis masa retensi, sedangkan arsip statis akan disimpan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim,” beber Anita.
Dirinya juga menekankan pentingnya arsip dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan.
“Arsip bukan hanya sekadar menjalankan kewajiban administrasi, tetapi juga sebagai sumber informasi dan bukti pertanggungjawaban,” katanya.
Kemudian, ia menceritakan pengalaman pribadi saaay bertugas di Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kaltim. Saat itu, Anita merasakan betapa pentingnya arsip, terutama ketika berhadapan dengan perkara hukum.
Lanjutnya, arsip yang tertata dengan baik sangat membantu dalam pengambilan keputusan dan penyelesaian masalah. “Arsip adalah ingatan organisasi, sehingga harus dikelola dengan baik,” imbuhnya.
Berdasarkan persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), jumlah arsip yang dimusnahkan sebanyak 4.479 berkas. Sedangkan arsip statis yang diserahkan sebanyak 142 berkas. (nta)
